Kontorchef: hvem er han, og hvad laver han?

I moderne forretninger kan ingen virksomhed med et kontor undvære arbejdet fra en kontorchef. Denne stilling involverer administration og styring af kontorarbejdsgangene i en organisation.

Grundlæggende er en kontorchef det informative og ledende led, hvor alle virksomhedens arbejdsmomenter mødes og løses. Han interagerer mellem lederen og underordnede, informerer almindelige medarbejdere om de dokumenter, der er underskrevet af lederen, interagerer med virksomhedens kunder, overvåger korrespondance, overvåger virksomhedens præstationer og forsyner kontoret med et kontor, udfører direkte instruktioner fra direktøren og dennes stedfortrædere .

Kontorchef er en medarbejder, der giver hele kontoret en fuldgyldig arbejdsgang. Beskrivelsen af ​​professionen hjælper dig med bedre at forstå essensen af ​​arbejdet.

I henhold til klassificeringen af ​​fagprofessionelle og ansattes stillinger adskiller erhvervet som kontorchef og hans opgaver sig væsentligt fra erhvervet som sekretær. En kontorchef er for det første en arrangør af virksomhedens kontorplads, en leder og en administrator i én person. Sekretærfaget indebærer, at han er underordnet en bestemt person (direktør, vicedirektører, topchefer) og kun varetager hans anliggender.

Kontorchefen kontrollerer alt det aktuelle arbejde på kontoret, primært papirarbejde. Overvåger uafbrudt arbejde med kontorudstyr, leverer medarbejdere i virksomheden papirvarer, med tiden gør medarbejdere opmærksomme på ordrer, ordrer og meddelelser på kontoret, udstedt af lederen, accepterer indgående telefonopkaldfører om nødvendigt en kalender over møder og ture for direktøren. I dette tilfælde kaldes den ledige stilling "kontorchef med sekretærfunktioner".

Da en kontorchefs arbejde omfatter organisatoriske, informative og administrative handlinger, omfatter hans jobansvar visse funktionelle opgaver. Det er netop her ansættelsen og essensen af ​​kontorchefens aktivitet ligger, som skal:

• forberede kontorarbejde til en ny arbejdsdag: kontrollere driften af ​​telefoner, computere og kontorudstyr, tilgængeligheden af ​​forbrugsstoffer (papir, genopfyldte printerpatroner);
• kontrollere, vedligeholde renlighed i kontorlokaler, overholdelse af sanitære standarder (fuld belysning, ventilation, temperaturforhold i lokalerne), kontroller driften af ​​splitsystemer;
• rettidig indkøb papirvarer og give dem kontorarbejdere til tiden;
• bestille drikkevand, vaskemidler, toiletpapir, servietter;
• styre det aktuelle dokumentflow: forberede de nødvendige dokumenter, rapportering, arbejdsmaterialer, der er nødvendige for kontorets fuldgyldige arbejde, løse andre arbejdsmomenter og opgaver;
• overvåge chaufførens og kurerens arbejde på daglig basis;
• efter hovedets anvisninger, kontorchefen er ansvarlig for opgavefordelingen mellem medarbejderne, sætter opgaver for dem, gør dem opmærksomme på de nødvendige arbejdsoplysninger, bestemmer niveauet for deres ansvar, analyserer effektiviteten af ​​resultatet;
• beregne og estimere månedlige økonomiske omkostninger til vedligeholdelse af kontoret, overvåge dets gennemførelse;
• holde en timeseddel, antallet af dage og timer arbejdet af hver medarbejder inden for en kalendermåned, rettidig overførsel af timesedlen til regnskabsafdelingen for løn;
• overvåge overholdelse af arbejdsdisciplin: på det faktum at være forsinket, tidligt at forlade arbejdet, fravær af medarbejdere, underrette virksomhedens ledelse, føre et register over overtrædelser og manglende overholdelse af dresscode;
• arrangere møder, registrere og hjælpe besøgende med at løse deres spørgsmål.

En kontorchefs hovedkompetencer omfatter forberedelse og gennemførelse af forhandlinger, møder, møder:

• han skal udføre forberedelsen af ​​alle nødvendige materialer, sikre, at alle interesserede personer deltager i arrangementerne, føre referat af mødet;
• føre korrespondance med firmaets kunder og partnere, udsende materialer;
• arbejde med indgående og udgående kontorkorrespondance, registrere det, engagere sig i shipping;
• yde assistance og assistance til medarbejdere i løsning af konflikter og omstridte situationer;
• koordinere kontorarbejde i slutningen af ​​arbejdsdagen skal du kontrollere kontorudstyr, belysning, splitsystemer, klimaanlæg for deres afbrydelse fra strømforsyningen;
• i nogle tilfælde er kontorchefen ansvarlig for at finde og ansætte nye medarbejdere (placerer oplysninger om de nødvendige ledige stillinger på særlige websteder, ser gennem CV'et, forudvælger ansøgere, gennemfører en samtale);
• informerer potentielle kunder skriftligt eller telefonisk på prisen på varer og tjenesteydelser i henhold til prislisten;
• rådgiver om placering af virksomhedsafdelinger, deres funktioner;
• opretholder en kundebase virksomheder;
• udfører opgaverne med at vedligeholde webstedet, placere annoncer om varer og tjenesteydelser, bestille souvenirs, trykke, distribuere informationsmateriale.

For at blive kontorchef skal en kandidat have de nøglekompetencer, der kræves for at udføre jobbet, samt have visse personlige og faglige egenskaber.

Personlige egenskaber hos en person er de biologiske og sociale komponenter, der udgør hans personlighed. Biologiske komponenter en person modtager fra naturen, sine forældre og forfædre i form af et bestemt sæt gener. Social komponent - dette er det sociale miljø, hvor en person voksede op og blev opdraget.

Begge disse komponenter former karakter og personlighed, og giver individet visse kvaliteter, både gode og negative. Ved at samle alle personlighedstræk hos en person kan du få et objektivt, pålideligt psykologisk portræt.

De positive personlighedstræk inkluderer sådanne karaktertræk som:

• ærlighed;
• udholdenhed i at nå det fastsatte mål;
• opmærksomhed;
• selvdisciplin;
• ansvar og organisation;
• hårdt arbejde, udholdenhed;
• indre adel;
• objektivitet;
• selskabelighed, høflighed, venlig holdning til mennesker;
• ro, dedikation, opmærksomhed, punktlighed;
• konfliktfri, evne til at løse konflikter mellem medarbejdere, optimisme og positivitet i alt;
• hurtighed, hurtig forstand, hjælpsomhed;
• aktivitet, ambition.

Bag hvert af disse personlighedstræk er den psykologiske og følelsesmæssige opdragelse af en person, hans arvelighed, det sociale miljø, hvori han voksede op.

De negative personlighedstræk inkluderer:

• manglende samling, uopmærksomhed;
• depressiv livssyn, mangel på optimisme;
• manglende evne til at samle tanker til tiden og konsekvent løse tildelte opgaver;
• aggressiv karakter;
• en tendens til sladder og intriger.

En persons forretningsmæssige kvaliteter er hans evne til at udføre visse arbejdsopgaver og funktioner.

Ud fra forretningsmæssige kvaliteter kan man bedømme, hvor effektivt ansøgeren vil være i stand til at organisere sin arbejdsproces, hvor godt han vil udføre de arbejdsopgaver, han er pålagt. For at kunne lede et kontor med succes skal en ansøger ud over viden og færdigheder have visse forretningsmæssige kvaliteter, som omfatter:

• uddannelse, færdighedsniveau;
• erhvervserfaring;
• hurtig læring, tilpasning under nye forhold;
• krævende over for sig selv og andre;
• evnen til at arbejde i et multitasking miljø, samtidig løse flere problemer på én gang;
• analytisk tænkning, evnen til at tænke fleksibelt og uden for boksen, drage korrekte konklusioner, generalisere;
• købmandskab;
• ledelsesevner;
• vilje til at arbejde overarbejde;
• oratoriske færdigheder, diplomati og overtalelsesevner;
• forretningskommunikationsevner.

En persons professionelle egenskaber er en kombination af personlige og forretningsmæssige egenskaber, plus alle de færdigheder, som han har tilegnet sig i løbet af sin karriere. I sin professionelle virksomhed skal en kontorchef:

• har en vis viden, færdigheder og evner på området kontorledelse;
• professionelt anvende din viden og færdigheder i praksis;
• kunne arbejde med dokumenter, kende principperne for organisering af dokumentflow, reglerne for oprettelse af et arkiv;
• være en selvsikker computerbruger og andet kontorudstyr;
• grundigt kende arbejdsgangsprocessen, arbejde med indgående og udgående post, kende reglerne for registrering, straks bringe chefens beslutninger til de strukturelle afdelinger, overvåge fristerne for udførelse af dokumenter underskrevet af virksomhedens ansatte, sende udgående korrespondance med post eller kurer;
• har administrative ledelsesevner;
• være i stand til at skrive hurtigt, kende principperne og reglerne for udarbejdelse af visse dokumenter (ordrer, ordrer, instruktioner, dekreter);
• straks disponere over nyttig viden (kontakter til nødtjenester, elektriker, VVS, frokost leveringstjeneste);
• kender fremmedsprog (ikke altid), selvom kendskab til et bestemt fremmedsprog i nogle virksomheder er hovedbetingelsen for kandidaten, og i dette tilfælde skal kontorchefen tale, læse og skrive flydende på et fremmedsprog;
• kunne tale og skrive kompetent, udtryk dine tanker i et godt litterært sprog;
• egen forretningsetikettefærdigheder.

Ikke en eneste videregående uddannelsesinstitution underviser i erhvervet som kontorchef. Du kan tage uddannelse og modtage et diplom eller et certifikat for erhvervsuddannelse i budgetmæssige eller private uddannelsescentre, gymnasier.

I store virksomheder vil de som regel kun se en specialist i denne stilling med en videregående uddannelse, små virksomheder kan ansætte en medarbejder med en gymnasial eller specialiseret ungdomsuddannelse til denne stilling.

Det vigtigste, som enhver arbejdsgiver er opmærksom på, er erhvervserfaring i denne stilling, niveau af computerfærdigheder, viden om kontorudstyr og evnen til at arbejde på det, kendskab til det grundlæggende i kontorarbejde og arkivering, Kendskab til fremmedsprog.

For at kunne skrive et CV korrekt og få den eftertragtede stilling, har du brug for i detaljer, men angiv ærligt alle oplysninger om dig selv: personlige, faglige, forretningsmæssige egenskaber, erhvervserfaring i lignende stilling, uddannelsesniveau.

Niveauet for forventet løn vil gøre det klart for arbejdsgiveren, hvad han kan tilbyde, og hvad kandidaten søger.

Giv ikke falske oplysninger om erhvervserfaring, uddannelse - alt dette kan nemt kontrolleres, i dette tilfælde bliver den ledige stilling for ansøgeren utilgængelig, han vil simpelthen blive afvist.

At have et billede er et positivt øjeblik for en kandidat, arbejdsgiveren skal vide, hvis CV der overvejes. Kontorchefen er virksomhedens ansigt, og arbejdsgiveren er ikke ligeglad med, hvem der skal repræsentere den.

Sørg for at angive niveauet af din uddannelse, ofte arbejdsgiveren for denne stilling tager en specialist med en højere økonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk uddannelse.

Sådanne oplysninger vil være nyttige for arbejdsgiveren.

Når du skriver dit CV, skal du holde dig til dets struktur:

• personlig information - navn, alder, kontakter;
• personlig - afsnittet betragtes som valgfrit, men det er bedre at udfylde det;
• grundlæggende færdigheder og evner - angiv hvilke kontorprogrammer du ejer, angiv alle genopfriskningskurser, seminarer, træninger, anden yderligere uddannelse, som du har gennemført;
• erhvervserfaring - liste alle dine praksisser, praktikophold, afsluttede projekter, frivillige programmer i kronologisk rækkefølge, angiv de virksomheder, hvor du arbejdede før, uddannelse og træning (afspejler alle uddannelsesprogrammer og retninger, som du dimitterede fra);
• anbefalinger - i dette afsnit skal du angive navne og kontakter på personer, der kan anbefale dig til en ny arbejdsgiver, og give en positiv feedback om dig.

Hvis en jobsøgende uden erhvervserfaring søger stillingen som kontorchef, så ville det være bedre slet ikke at medtage dette afsnit i CV'et. Der er ingen grund til at vise arbejdsgiveren manglen på viden og færdigheder. I dette tilfælde er det bedre at beskrive dine personlige og forretningsmæssige kvaliteter, hvilken slags uddannelse du har grundlæggende og yderligere (seminarer, træninger).

Som erhvervserfaring kan du angive industriel praksis, prædiplompraktik, færdigheder i at organisere specifikke arrangementer, deltagelse i olympiader, konferencer, konkurrencer og alle former for tests. Hvis du har præstationer og succeser, der er direkte relateret til fremtidigt arbejde, skal du sørge for at angive disse oplysninger i dit CV.