Etik og grundlæggende regler for forretningskommunikation

Forretningskommunikation er en måde at kommunikere på mellem mennesker i færd med at udføre iværksætteraktiviteter eller udføre arbejdsopgaver. Det vil sige, at dette er en form for kommunikation, der er forbundet med produktionsprocessen af ​​et produkt eller levering af en hvilken som helst service og ikke er forbundet med personlige eller sociale relationer mellem mennesker.

Civiliseret forretningskommunikation er baseret på deltagernes overholdelse af visse uskrevne regler og normer, der bidrager til opnåelsen af ​​de mål, parterne har sat sig, og opretholdelsen af ​​gode forretningsforbindelser mellem dem, som er nødvendige for yderligere gensidigt gavnlig interaktion.

Den største forskel mellem forretningsforbindelser og andre er deres regulering. Dette betyder tilstedeværelsen af ​​visse grænser i relationer, bestemt af kulturelle traditioner, universelle menneskelige moralske principper og kravene til professionel etik.

Etik i forretningskommunikation er en af ​​komponenterne i generel etik, som har alle sidstnævntes egenskaber. I en generel forstand kan dette koncept ses som en slags portefølje af ideer om moral, dens normer og regler, som styres af mennesker i forhold til hinanden i processen med produktionsaktiviteter.

De grundlæggende principper for forretningsetik er:

• at modtage fordele med det maksimale antal deltagere i forretningsforholdet;
• at sikre samme adgang for alle parter i forholdet til emnet for forretningsforholdet.

I erhvervskommunikation er der altid en meget skarp modsætning mellem etiske normer og selve essensen af ​​iværksætteraktivitet, som forretningsfolk løser på forskellige måder. Under alle omstændigheder koger denne beslutning ned til en af ​​hovedpositionerne:

• Essensen af ​​den pragmatiske holdning eller utilitarismeprincippet er, at etik og forretning er uforenelige begreber. Det vigtigste er at opnå maksimale profitindikatorer på nogen måde. Iværksættere, der holder sig til dette synspunkt, forsøger at undgå at tale om moral, sociale forpligtelser og etiske standarder.
• Den civiliserede position eller princippet om det moralske imperativ bygger på, at det er etikken, der kan bidrage til at maksimere profitten, udvide eller styrke forretningsforbindelser, indføre og styrke etiske adfærdsregler i samfundet som helhed, som ikke kan andet end at bidrage til yderligere velstand for erhvervslivet.

Forretningsetik bruger i dag viden fra forskellige områder (etik, psykologi, videnskabelig organisering af arbejdet).

Der er flere hovedopgaver for etikette:

• Tilstedeværelsen af ​​visse etablerede adfærdsstandarder og behovet for at overholde dem forenkler proceduren for kommunikation både med andre organisationer og inden for arbejdskollektivet, da det er meget hurtigere og lettere at arbejde i overensstemmelse med generelt accepterede modeller. Mens de overholder forretningsetikette, har kommunikationsdeltagerne en klar idé om, hvad de kan forvente af hinanden.
• Etikette bidrager til at opretholde normale relationer til repræsentanter for organisationens eksterne miljø, samt skabe et arbejdsmiljø i teamet.
• Det opretholder også den moralske komfort for hver deltager i kommunikationen. I menneskelivet er mental stabilitet ofte vigtigere end fysisk komfort. Eksistensen af ​​reglerne for faglige relationer bidrager til at modtage en persons arbejdsglæde.

De grundlæggende principper for forretningsetikette er baseret på det faktum, at når du træffer en beslutning, skal du gøre det, så handlingsgrænserne kombineres med de moralske værdier hos andre deltagere i kommunikation og kan koordineres med deres interesser. Samtidig bør koordineringen have et moralsk begrundet mål, hvortil kun etisk relevante værktøjer bør anvendes.

Der er flere grundlæggende principper:

• Interpersonel. Enhver kommunikation, herunder forretning, foregår mellem mennesker med deres personlige egenskaber. Og på trods af at kommunikationen mellem dem har en faglig orientering, vil den interpersonelle relation stadig påvirke interaktionsprocessen.
• Kontinuitet. Essensen af ​​dette princip ligger i initieringen af ​​konstant kontakt fra kommunikationsdeltagerne, hvis de befinder sig i hinandens synsfelt. Ud fra det faktum, at folk kommunikerer både verbale og non-verbale midler, deler de konstant visse oplysninger med hinanden, som hver deltager i kommunikationen giver sin egen mening og drager sine egne konklusioner til.
• Målrettethed. Enhver interaktion har et specifikt mål eller flere mål. De kan dog være eksplicitte eller implicitte. Når taleren taler til et publikum, har taleren et eksplicit mål om at formidle bestemt materiale til publikum, og et implicit - for eksempel at demonstrere over for publikum sin bemærkelsesværdige intelligens og veltalenhed.
• Multidimensionalitet. Dette princip forudsætter, at der i forretningsforbindelser ikke kun er udveksling af oplysninger, men også regulering af forholdet mellem parterne. Det vil sige, i professionel interaktion overfører dens deltagere til hinanden deres følelsesmæssige holdning, som fungerer som en regulator af deres forretningsforbindelser.

Med udgangspunkt i ovenstående opgaver og forretningsetiske principper er det muligt at formulere faglige etiske regler, som er lige så nødvendige for overholdelse af ordinære medarbejdere i teamet, såvel som af lederen eller ejeren af ​​virksomheden.

De er et af nøgleværktøjerne til succes i et erhverv eller en virksomhed:

• Nøjagtighed og punktlighed. Som en del af et professionelt eller kommercielt forhold bør du prøve at aldrig komme for sent på arbejde, et møde eller et forretningsmøde. Graden af ​​respekt og tillid til en person, der hele tiden bliver ved med at vente og samtidig spilder andres tid, er jo hurtigt faldende. En sådan kvalitet fra andres side taler om manglende evne til at tilpasse sig den moderne livsrytme, upålidelighed. Det er også vigtigt at værdsætte andres tid og ikke tage den væk til unødvendige samtaler uden deres tilladelse.
• Effektiv organisation af arbejdspladsen... En arbejdsplads kan tale meget om sin ejer. Det er klart, at hvis det holdes i orden, kan det samme siges om en persons tanker. Derudover sparer det markant arbejdstid. Det kan trods alt tage meget tid at finde det nødvendige dokument på skrivebordet fyldt med papirer.
• Høflig kommunikation og respekt for andre... I forretningsforbindelser er det vigtigt at respektere og stræbe efter at forstå samtalepartneren, at kunne sætte sig i hans sted og se på situationen gennem hans øjne. Fornærmelser og ydmygelser i den professionelle sfære er uacceptable, såvel som råben, "stærke" tilkendegivelser og uhøflighed. Du skal være i stand til at handle ikke kun i dine egne interesser. Samtidig bør du ikke vise overdreven altruisme. Denne type adfærd kan indikere overdreven blødhed.

• Udseende passende til situationen. Du skal altid huske, at udseende er en vigtig del af forretningskommunikation. Det vigtigste i billedet er ikke tilstedeværelsen af ​​dyre attributter, men pænhed og pænhed. Hvis en bestemt tøjstil er vedtaget på kontoret, er det bedre at overholde det for ikke at forårsage negative holdninger til dig selv fra både ledelsen og kollegerne.
• Arbejdsholdning... Hvis en medarbejder er fokuseret på resultater, så har det en positiv effekt på både hans karriere og effektiviteten i virksomheden. Holdningen af ​​"skødesløshed" er aldrig troværdig. Med sådanne medarbejdere kan virksomheden næppe håbe på at nå sine mål.
• Beherskede bevægelser. Glem ikke dit personlige rum. Forretningsetikette accepterer ikke taktil kontakt mellem kommunikationsdeltagere. Kys og berøring er ikke tilladt. Det eneste, der kan finde sted, er et håndtryk. Det er også værd at minimere forskellige gestus og ansigtsudtryk, fordi de nemt kan identificere antydninger eller usikkerhed. Ryggen skal holdes ret, blikket skal være fast, og bevægelserne skal være klare.

• Regler for alle. Forretningsetikette er den samme for alle, både mænd og kvinder. En forretningskvinde kan også give hånd til sin samtalepartner. Samtidig kan hun ikke flirte, kaste utvetydige blikke eller foregive at være det.Karakteristika for karakteren af ​​en deltager i et forretningsforhold bør ikke offentliggøres. Rigor og tilbageholdenhed er de grundlæggende regler, der skal følges i et arbejdsmiljø.
• Overholdelse af hierarkiet... I erhvervskommunikation er det ikke køn, der kommer i højsædet, men hierarkiprincippet. Det vil sige, at en medarbejders status bestemmes af hans plads på karrierestigen. Overholdelse af underordning er en af ​​de vigtigste regler i forretningsforbindelser.
• Relationer i teamet... At nå de mål, virksomheden har sat, er umuligt uden et effektivt team. Et godt team er bygget på den rette interaktion mellem dets medlemmer (lige forhold, fravær af "favoritter" og "ofre", uantageligheden af ​​personlige forhold).

• Fortrolighed... Medarbejdere bør være i stand til at opbevare fortrolige oplysninger, officielle hemmeligheder, for ikke at sprede om tingenes tilstand i virksomheden, for at overvåge beskyttelsen af ​​personlige data.
• Forretningstone i bogstaver... I korrespondance sendt på vegne af virksomheden, eller som svar på ethvert dokument, skal du overholde reglerne for forretningskorrespondance.

I et traditionelt samfund i forhold til værdier og normer for forretningsetikette i organisationen der er flere typer af menneskelig adfærd:

• "Disciplineret" - en medarbejder dedikeret til organisationen, som fuldt ud accepterer de adfærdsnormer, der er accepteret i den og opfører sig på en sådan måde, at den ikke skaber en interessekonflikt (hans egen og virksomhedens).
• "tilpasning" - en medarbejder, der opfører sig i overensstemmelse med almindeligt anerkendte normer i virksomheden, men ikke accepterer dens værdier. På trods af at en sådan medarbejder følger reglerne, kan han ikke kaldes loyal og loyal over for virksomheden. Under ekstreme forhold for ham kan han meget vel begå en handling, der strider mod virksomhedens værdier.
• "Original" - en type medarbejder, der deler virksomhedens værdier, men adfærdsnormerne, der er etableret i den, er uacceptable for ham. I den forbindelse kan en sådan person have konflikter med ledelse og kolleger. En vellykket tilpasning af en sådan medarbejder er kun mulig, hvis virksomheden, som en undtagelse, tillader ham ikke at følge de generelle normer.
• "Rebel" - en medarbejder, for hvem både værdier og reglerne i organisationen er fremmede. På trods af advarsler nedbryder han barrierer og konflikter konstant med andre på alle niveauer i hierarkiet. Behovet for at overholde visse mønstre opfattes negativt af ham. Årsagen til dette kan være en tilbageholdenhed med at forstå vigtigheden af ​​virksomheders normer og værdier, og manglen på de nødvendige færdigheder hertil.

Kommunikationens særegenheder, betinget af professionelle pligter eller forretningsmæssig nødvendighed, afhænger af det niveau, på hvilket eller mellem hvilke niveauer i ledelseshierarkiet den forekommer. Lad os overveje hver type interaktion separat.

Hovedindholdet af etiske regler i kommunikationen mellem en underordnet og en leder reduceres til nogle højdepunkter:

• Den underordnede skal ved sin adfærd hjælpe med at opretholde en behagelig psykologisk atmosfære i teamet og hjælpe sin chef med dette.
• Et forsøg fra en underordnet på at lede chefen vil blive betragtet som en manifestation af manglende overholdelse af det hierarkiske princip og manglende respekt. Den underordnede har ret til at udtrykke sin mening over for lederen, men i den korrekte form og under hensyntagen til hans stilling.
• En kategorisk tone ved kommunikation med ledelsen er ikke tilladt.
• Det anses for uacceptabelt at kontakte en vejleder.

Funktionerne i kategorien af ​​relationer lodret fra top til bund bestemmes af reglen: med underordnede skal du bygge relationer, som du gerne vil have forholdet til lederen til at se ud.

Lederen skal:

• stræbe efter at skabe et sammenhængende team, der stræber efter at nå fælles mål;
• finde ud af årsagerne til vanskeligheder, der opstår i processen med professionel aktivitet;
• at henlede underordnedes opmærksomhed på ledelsens ordrer, som ikke er blevet opfyldt af dem;
• at værdsætte deres underordnedes fortjenester;
• stol på dine underordnede;
• indrøm dine fejl;
• behandle alle medarbejdere lige.

Lederen kan ikke:

• kritisere medarbejderens personlighed;
• komme med kommentarer foran andre underordnede;
• vise medarbejderne, at lederen ikke har kontrol over situationen.

Essensen af ​​etikettereglerne om forholdets retning horisontalt ligger i overholdelsen af ​​princippet om empati, det vil sige at præsentere sig selv i rollen som sin kollega.

Nogle eksempler på etikette på medarbejder-medarbejder-niveau er:

• kald kolleger ved navn, fordi vejen til at opbygge venskaber går gennem personens navn;
• smil og vær venlig over for kolleger;
• prøv at lytte til kollegerne, ikke kun dig selv;
• behandle hver medarbejder som en person;
• behandle kolleger så upartisk som muligt;
• forsøge at dele ansvar, når du udfører fælles opgaver;
• ikke give urealistiske løfter.

Du vil lære endnu mere om de vigtigste forretningskommunikationsevner i den følgende video.