Time Management: Definition, teknikker og læring

Det er slet ikke nødvendigt at eje en tidsmaskine for at styre din tid korrekt, men det er værd at lære reglerne for fordeling af styrker efter sekunder at kende. Især for dem, for hvem ordene "tid er penge" ikke er en tom sætning, men et livsmotto. Hvis du er en af ​​dem, så er det afgørende for dig at mestre i det mindste grundlæggende tidsstyringsevner.

Time management bogstaveligt oversat fra engelsk er "time management". Dette betyder ikke, at efter at have mestret en sådan kunst, vil du være i stand til at bevæge dig ind i fortiden eller fremtiden. Den vigtigste funktion af tidsstyring er at gøre hvert minut af dit liv effektivt. Og det handler ikke kun om arbejde, det er et helt system, der lægger de mange elementer i vores liv sammen. Enkelt sagt bestemmer tidsstyring vores tidsplan for dagen, ugen, måneden eller endda året.

Tro ikke, at denne definition og begreb kun bruges i erhvervslivet. Husmødre har også ofte ikke tid nok til at klare alle huslige pligter. Og ofte sker dette slet ikke, fordi de ikke har nok styrke, de tildeler simpelthen ikke tid og kræfter korrekt.

Først og fremmest bruges tidsstyring til at øge den enkelte medarbejders personlige effektivitet på hans arbejdsplads og som følge heraf øge produktiviteten i hele organisationen, hvad enten det er et højteknologisk værktøjsmaskineanlæg eller en skønhedssalon. For at vælge den rigtige type tidsstyring, der vil blive brugt af denne eller den pågældende person, skal du først studere ikke kun hans personlige mål og mål, men også personlige kvaliteter, kvadratet af mål og endda biorytmer.

Hvis du beregner alle menneskelige ressourcer korrekt, vil enhver, selv den mest travle og efterspurgte specialist altid have tid nok til både arbejde og hvile.

De grundlæggende principper for tidsstyringsarbejde er at fordele belastningen på dig selv og tiden korrekt. Det er nødvendigt at fremhæve hovedopgaverne og slippe af med "tidsspiserne". Blandt dets absorbere er kommunikation på internettet eller på kontoret, der ikke betyder noget for dig, at se unødvendige nyheder eller reklameforsendelser, der kommer til din post eller i form af SMS, talrige røgpauser eller tepauser, og så videre.

Før du får din tidsplan rigtigt, skal du prioritere. Forfatteren til en af ​​de mest berømte og effektive metoder til dette er den 34. præsident for USA, Dwight D. Eisenhower. Bundlinjen er som følger. Opdel alle planlagte aktiviteter i 4 dele:

• presserende og vigtigt;
• presserende, men ikke vigtigt;
• vigtigt, men ikke presserende;
• ikke presserende og ligegyldigt.

Lad os først skille hveden fra avnerne og vælge det, vi virkelig har brug for. Har du virkelig brug for at gå i butikken i morgen med en ven for at hjælpe hende med at vælge en fødselsdagsgave til sin mor? Måske vil hun roligt klare denne mission på egen hånd? Du vil bruge denne tid på noget, der virkelig er din indsats værd. EN husk, hvor mange timer du brugte på meningsløse samtaler med den samme ven i telefonen, og forestil dig nu, hvor meget du kunne have gjort i løbet af denne tid.

Hvor mange timer om dagen bruger du på at se billeder af folk, du kender på sociale netværk? Men dette er ikke kun din dyrebare tid, men også følelser, der kan bruges meget mere effektivt. Det samme gælder for at "sidde ude" og spille kabale og anden "spændende" underholdning.

Det er umuligt at fatte uhyrligheden, og for ikke at blive deprimeret over det faktum, at du altid ikke gør noget, skal du ikke hæve overliggeren i starten. Medtag i planen præcis så meget, som det er realistisk at implementere, og lad altid lidt tid i reserve, så når de står over for uventede forhindringer eller presserende problemer, at have tid til at klare begge dele.

Før du går i gang med en bestemt opgave, skal du beslutte dig for det mål, du forfølger. Hvorfor skal du tørre dit skrivebord for femte gang på en uge? Er du tilhænger af perfekt renlighed? Er dette sandt, eller vil du bare distrahere dig selv fra forretningen med en fugtig klud? Hvorfor gik du til at skænke te for tiende gang på en dag, ville du virkelig drikke det, eller blev det distraheret fra dine hovedopgaver?

En anden nuance, der skal tages i betragtning for at nå målet til tiden, er ikke at overvurdere det. Forstå hvorfor du påtager dig et stort projekt. Hvad vil du opnå - penge, berømmelse, ære fra kolleger eller forfremmelse. Kun ved at forstå, hvad der er det sande mål, kan du helt motivere dig selv og få travlt med arbejde uden at blive distraheret af uvedkommende ting.

Brug hver sejr som brændstof til din videre rejse. Giv dig selv "karakterer" eller hæng "medaljer". Hvis du lukkede et projekt til tiden eller gjorde det før tid, så tag ikke fat på det næste med det samme, nyd det "afsluttende" øjeblik, husk disse følelser, og kom først derefter videre. Husk at belønne dig selv for et veludført arbejde.

Tag ikke fat i alt. Du har ikke ti hænder, og du har kun ét hoved. Hvis du tackler flere ting på samme tid, risikerer du ikke at gennemføre nogen af ​​dem, i hvert fald vil du ikke kunne gøre det kvalitativt. Det er som at lære et digt og løse et fysikproblem på samme tid. Det, kan du se, er urealistisk. Det er det samme på arbejdet.

Og her i husstanden kan nogle ting kombineres for at spare tid og kræfter. Når alt kommer til alt, mens kartofler koger eller æg til salat afkøles, er det sagtens muligt at tørre støvet fra vindueskarmen eller støvsuge gulvet i køkkenet for eksempel.

Lad ikke din virksomhed gå sin gang. Lav en daglig arbejdsplan. Ideelt set bør dette gøres aftenen før. Når du planlægger den næste dag, så glem ikke, at der til enhver tid kan opstå en force majeure-situation. Du skal tage din mor på hospitalet eller hente dit barn tidligt i skole. Giv altid dig selv tid til disse "beredskaber". Hvis du ikke har brug for det til disse behov, så brug det på yderligere aktiviteter.

En anden vigtig pointe. Sørg for at tage lidt tid til at hvile. Pauser er afgørende. Pauser til lette øvelser, frokostpause og endda et opkald til barnet bør også indgå i dit skema.

Derudover skal du komponere det, under hensyntagen til deres egne biorytmer... Hvis du er et morgenmenneske, så sæt de sværeste opgaver i begyndelsen af ​​dagen, og lad anden halvdel til aktiviteter, der kræver den mindste fysiske, mentale og moralske indsats. Hvis du er en "ugle", og dit hoved begynder at arbejde tættere på frokosttid, så lav de enkleste opgaver om morgenen, tag vigtige beslutninger, når din krop er fyldt med vital energi.

Ordet "investering" betyder oftest finansielle investeringer. Vil du investere i noget, der aldrig vil give dig indkomst? Ingen vil give en rubel til anlægget, som blev ødelagt i går, fordi dette er en død investering. Det er det samme med tiden. Lad være med at lægge den, hvor den flyver ud som et rør. Endnu et talkshow med et spændende emne er begyndt på tv, sluk for skærmen omgående. Spørg dig selv, hvorfor har du brug for disse oplysninger? Lige? Så hvorfor spilde din dyrebare tid på dette?

En ven ringede og begyndte igen at tale om sin idiote mand? Afslut samtalen hurtigt, og råd din ven til at kontakte en psykolog eller registrere dig på en datingside.

Hvis du følger alle ovenstående regler, og stadig ikke har tid nok, så prøv en af ​​de teknikker, der er blevet udviklet på forskellige tidspunkter af både tidsstyringsspecialister og "tilfældige" mennesker. En af de mest udbredte metoder over hele verden er "Tomat"-teknikken. Det blev opfundet af en almindelig italiensk studerende, der aldrig havde tid til at forberede sig til eksamen.

En dag besluttede han at tage kontrol over sig selv og sin tid. For at gøre dette brugte jeg det mest almindelige køkkenværktøj - en timer i form af en tomat (deraf navnet på en simpel teknologi). Han startede timeren i 25 minutter, og i løbet af denne tid var han kun engageret i sine studier. Forestil dig hans overraskelse, fordi han bogstaveligt talt straks havde tid nok til at forberede sig. Prøv at gøre det samme.

Start en timer (vækkeur) for et bestemt tidspunkt, hvor du kun udfører en bestemt opgave. Hverken et telefonopkald eller en besked om et nyt brev via e-mail eller noget andet bør distrahere dig fra denne opgave. Meget snart vil du føle, at du bevæger dig mod dit mål meget hurtigere end før.

Føl dig som en ostemaskine, der bruger en anden populær tidsstyringsmetode kaldet Swiss Cheese. Det bruges i tilfælde af, at de ikke på nogen måde kan begynde at gennemføre et stort projekt. I dette tilfælde foreslås det at præsentere netop dette projekt i form af et firkantet stykke ost og begynde at lave en schweizisk af den med mange store huller. Hvert hul er en specifik opgave, der skal udføres for at få det endelige resultat.

Hvis du ikke ved, hvilken ende du skal starte fra, så prøv det første "hul", der støder på tilfældigt. Gør en minimal indsats, og så vil alt gå som smurt. Den eneste betingelse er, at du ikke holder op med det, du startede. Lad det, der blev gjort, synes at være en meget lille del af det, der blev undfanget, men fortsæt til et hvilket som helst stadium, først efter præcist at have bestemt, at du vil klare det "i ét møde." Ellers vil du i stedet for mange huller i din ost ende med ét stort hul, der ligner en afgrund, som både tid og energi vil falde ned i.

Følg deadline-reglen strengt. Udtrykket kom til os fra Amerika. Bogstaveligt oversat betyder det "død linje". Det menes, at dette oprindeligt var navnet på linjen i fængslet, som krydsede, hvor fangen straks blev dræbt. På steder, der ikke er så fjerntliggende, har sådanne metoder ikke været brugt i lang tid, men i erhvervsmiljøet er det blevet meget udbredt. I den moderne verden er en deadline en grænse i tid og rum, som ikke kan overskrides på nogen måde.

Denne teknologi er især populær blandt dem, der arbejder eksternt. Der er ingen, der "passer" til dem, så du skal sætte en ramme for dig selv. Det bruges også ofte til folk i kreative erhverv - journalister eller reklameskabere. Fristen har dog også et mellemtrin - redline (oversat som "rød linje"). Dette er den periode, hvor du skal aflevere det grove arbejde - den resterende tid er nødvendig for at rette fejl, revisioner og ændringer, som kunden kan foretage.

Nogle gange kan vi bare ikke komme i gang med opgaven, bare fordi den virker overvældende for os, som en elefant. For at gøre det nemmere for dig selv skal du dele det store volumen i små stykker. Start i det små.

For eksempel skal du lave en generel rengøring af et landsted eller renovere det. Begge lyder truende. Og hvis du deler processen op i små trin? Lav et bord, hvor reparationen vil være øverst (generel rengøring), og så underpunkterne: vinduer, døre, gulve, møbler og så videre. Enig, på denne måde virker arbejdet ikke længere for svært. Derfor skal du ikke lave en elefant af en flue.

Guddommelig metode "Kairos". De gamle grækere anså Kairos for at være guden for et lykkeligt øjeblik. Eksperter inden for tidsstyring har besluttet, at et moderne menneske er på vej med ham. Essensen af ​​metoden handler om ikke at spilde en separat tid på, hvad der kan kombineres med andre ting. For eksempel skal du købe en gave til din mor den 8. marts. Beslut dig for, hvor du vil gøre det, og se, om du snart har andre forretninger i dette område af byen.

Du kan muligvis kombinere 3 eller 4 mål på én gang på ét sted (gå til banken for at genopbygge din konto, købe en nyhed og så videre). Det samme gælder forretningsmøder. Før du går til forhandlinger, skal du formulere alle de spørgsmål og forslag, du har samlet til samtalepartneren. Det er muligt, at et telefonopkald eller frokostmøde er nok til at løse dem. Og glem ikke at se, om du har andre ting at lave, hvor du går.

Du kan prøve alle de tips, vi har givet i denne artikel, men de enkleste øvelser bør følges først. Gør det for eksempel til en regel ikke at omarrangere alarmen, når den først ringer. Om 5 eller endda 10 minutter vil du ikke kunne sove, men du kan godt komme for sent på arbejde, hvorefter du vil opleve mangel på tid i løbet af dagen, og du vil næppe kunne alt.

I det store og hele er der ingen særlige hemmeligheder i, hvordan man sparer tid. Her er blot et par flere anbefalinger.

• Brug dine kollegaers eller familiemedlemmers færdigheder. Del dit arbejde med dem - uddeleger autoritet. Juniorforskeren vil helt sikkert gerne hjælpe dig, og manden (søn, datter) vil helt sikkert klare de basale huslige pligter, såsom at tage skraldet ud eller købe brød.
• Hvis du beslutter dig for at gøre tidsstyring til en livsstil, det er bedre at gennemgå træning på et særligt seminar eller invitere en specialist på dette område til virksomheden for at optimere arbejdsgangen.

Som en bonus for at læse denne artikel er her endnu et life hack til dig. Mindst en gang om måneden, og gerne ugentligt, arrangere for dig selv en "ren dag", som du skal bruge uden telefon, kommunikation via e-mail eller i instant messengers. Dette er en arbejdsindsats med korte pauser til en pause, hvor du skal "rydde op" i alle sager, hvis du pludselig ikke havde tid nok til noget inden for en uge (måned).