Typer og hovedfaser af virksomhedskommunikation

Forretningskommunikation er en integreret del af det moderne samfunds liv. Hver dag på arbejdet tyer folk med en vis status og besætter en bestemt stilling til forskellige typer af det og overholder strengt de offentlige og private regler for forretningsetikette. Korrekt struktureret forretningskommunikation vil føre selv en nybegynder til den succesfulde opnåelse af målet.

Bag begrebet virksomhedskommunikation ligger en slags kommunikation, hvis formål ikke er selve forhandlingsprocessen, men løsningen af ​​et konkret problem eller opnåelsen af ​​et specifikt mål, som er bindende for alle deltagere i samtalen og ligger udenfor. selve kommunikationsprocessen.

Denne type kommunikation adskiller sig fra andre typer ved tilstedeværelsen af ​​følgende omstændigheder:

• formål, motiver eller aktivitet bør være fælles for alle samtalepartnere;
• forhandlere er i et fælles rum-tidsinterval: virksomhedskommunikation kan finde sted i enhver organisation, gruppe eller team;
• alle deltagere i denne proces er indbyrdes forbundne, sociale roller er tydeligt fordelt mellem dem, og der opbygges et kommunikationshierarki;
• kommunikation i denne sammenhæng har strenge regler, der skal overholdes af alle deltagere, uanset status: Normerne for adfærd i et arbejdsmiljø er forretningsetikette.

De grundlæggende regler for forretningsetikette omfatter følgende:

• Business samtalepartnere bør overholde en bestemt kommunikationsstil, klart og kortfattet formulere deres tanker, give vægtige argumenter til fordel for deres synspunkt og være i stand til at lytte og høre samtalepartneren. Dette vil hjælpe dig til at have en produktiv samtale uden at tage unødvendig tid fra forretningsfolk.
• Med en sådan kommunikation vil deltagerne i samtalen skal være så høflig som muligt... Forretningsmøder forfølger en slags fordel, så nogle gange er du nødt til at kommunikere med ikke særlig behagelige mennesker.
• Forståelige ord og enkle sætninger er iboende i denne stil. Udtrykt i komplekse termer og fremmedord kan du vildlede en person eller endda fornærme ham. Til gengæld vil dette forstyrre opnåelsen af ​​det fastsatte mål.

Forretningskommunikation har tre hovedfunktioner, der har forskellige ultimative mål og principper for menneskelig påvirkning:

• Information og kommunikation Funktionen involverer indsamling og dannelse af specifik information af deltagerne i samtalen, samt udveksling af akkumuleret viden under forhandlingsprocessen.
• Regulatorisk og kommunikativ funktionen er rettet mod at rette op på deltagernes adfærd i kommunikationen. Under virksomhedskommunikation regulerer emnet ikke kun sin egen adfærdsmodel, men også andre deltagere i samtalen. Til at udføre denne funktion er følgende metoder egnede: overtalelse eller forslag inden for rammerne af taleetikette, kopieringsadfærd.
• Effektivt kommunikativ funktion er direkte relateret til de følelsesmæssige aspekter af kommunikationsemnerne.

Alle eksisterende former for virksomhedskommunikation er klassificeret efter mange parametre. Lad os overveje de mest populære blandt de eksisterende.

Afhængigt af metoden til informationsudveksling skelnes mundtlig og skriftlig forretningskommunikation:

1. Skriftlige typer af forretningskommunikation omfatter alle former for officielle dokumenter. Dette kan være en referencerapport, et forklarende notat, referater og mødereferater, forretningsbreve, en redegørelse, et internt charter for en virksomhed, en afskrivningslov, en ordre, en skriftlig indikation, en jobbeskrivelse og meget mere . Ethvert officielt dokument med underskrifter eller segl er genstand for forretningskommunikation.
2. Forhandlinger, møder, møder, forretningssamtaler, rapporter, planlægningsmøder kan henføres til den mundtlige form for forretningskommunikation.

I form af interaktion mellem deltagerne er der direkte og indirekte typer af forretningskommunikation:

• Direkte kommunikation involverer forhandlinger mellem partnere uden brug af yderligere midler, det vil sige, at samtalepartnerne er i samme rum og kommunikerer ansigt til ansigt.
• Indirekte kontakt opstår ved brug af moderne kommunikationsmidler - telefon, e-mail, videokommunikation.
• Fjernkommunikation giver dig mulighed for hurtigt at løse nogle problemer mellem partnere fra forskellige lande. Men erfaringen viser, at samtaler ansigt til ansigt er de mest produktive.

En anden klassifikation involverer opdelingen af ​​typer af forretningskommunikation i verbal og non-verbal kommunikation:

1. Verbal kommunikation involverer interaktion mellem mennesker, der bruger menneskelig tale. Ved hjælp af sprogsystemer og afhængigt af en persons intentioner dannes taletekster. De kan være både skriftlige og mundtlige.
2. Non-verbal interaktion mellem mennesker sker uden brug af tale. Midlet til denne kommunikation er den ydre manifestation af følelser og følelser - tegnsprog, ansigtsudtryk, blik og kropsmotorik. De er forenet af et fælles koncept: kinestik.

Ud over typer er der også former for virksomhedskommunikation, de er opdelt i monologiske og dialogiske.

1. Den første gruppe omfatter former for kommunikation med én deltager: rapport, appel, velkomsttale, reklame. I dette tilfælde fungerer en person som en taler og formidler nogle oplysninger til lytteren. Han skal klart forstå, hvad han taler om, og være i stand til tydeligt at udtrykke sine tanker.
2. Dialogformer forudsætter tilstedeværelse af to eller flere deltagere.

Forhandlinger er en velegnet form for kommunikation, når de vigtigste emner diskuteres og er:

• vertikal - med højere autoriteter;
• horisontalt - inden for organisationen;
• uautoriseret - det vil sige uplanlagt, udført efter skole;
• på højeste niveau - kun personer med status som ledere af interesserede virksomheder mødes;
• ved det udvidede bord - et møde mellem arbejdsgrupper eller særligt nedsatte kommissioner.

Samtale, blandt andre former, har den mest uformelle, forenklede karakter. interaktioner i et arbejdsmiljø. Denne formular inkluderer enhver kontakt på arbejdspladsen, der er designet til at løse et problem. Ikke alle har den gave at have en afslappet samtale med deres overordnede på det rigtige tidspunkt og taktfuldt føre dem til løsningen af ​​de spørgsmål, der er af interesse.

Diskussion eller tvist er vejen til at løse problemet ved at sammenligne forskellige, ofte modsatte synspunkter. Resultatet af en produktiv diskussion er vedtagelsen af ​​en enkelt beslutning efter gensidig aftale mellem parterne efter at have lyttet til alle de positive og negative aspekter. Denne form for kommunikation har den mest levende følelsesmæssige farve, men i forretningskredse er det sædvanligt at følge nogle regler. Modstandere bør ikke tale i lang tid, afbryde hinanden.

Det er sædvanligt at opdele processen med en forretningssamtale fra dens begyndelse til opnåelsen af ​​et fastsat mål i bestemte faser eller faser.

Lad os overveje hver af dem mere detaljeret.

• Forberedelse til en aftale. På dette stadium er det meget vigtigt at skitsere en plan for den kommende samtale, for klart at definere for dig selv rækken af ​​opgaver, der er nødvendige for at løse problemer. På forhånd er det værd at foretage forespørgsler om samtalepartneren, baseret på hvilken samtalens taktik og de nødvendige argumenter skal vælges. Resultatet af mødet afhænger faktisk af, hvor meningsfuldt mødet vil være.
• Sted og tidsmærke til forhandlinger. Definitionen af ​​denne parameter afhænger af samtalepartnernes rolle. Normalt er koordinaterne for forhandlingerne fastsat af den overordnede samtalepartner. Er mødet på lige fod, så kan deltagerne aftale gensidigt.

• Opsætning og kontakt med samtalepartneren. Denne fase er i kraft af sit funktionelle formål begyndelsen på forhandlinger. Ofte tilføjer det første blik eller samtalepartnerens ord en underbevidst holdning til ham og påvirker ønsket om at fortsætte samtalen. Under etableringen af ​​kontakt er det vigtigt at vinde samtalepartneren hurtigst muligt og fuldføre stadiet ved at etablere psykologisk kontakt - det øjeblik, hvor alle deltagere i kommunikationen er klar til at komme til sagen.
• Problemidentifikation og udveksling af tilgængelig information. I denne fase er det vigtigt at give udtryk for alle spørgsmål af interesse, at angive retningen for samtalen, for at give en generel forståelse af problemet.
• Argumenter for den foreslåede løsning... Argumentationsfasen er tæt forbundet med den foregående fase og flyder jævnt ud fra den. I denne periode er det meget vigtigt at bemærke alle de positive aspekter af din vision om at løse problemet, at anvende overtalelsesevner, især hvis samtalepartneren holder sig til et andet synspunkt.
• Modargumenter. På dette stadium lyttes der til samtalepartnerens modargumenter, som måske ikke altid er enige. Det er vigtigt at lytte omhyggeligt og roligt til samtalepartneren for at forstå essensen af ​​hans position. Vejledende spørgsmål vil hjælpe dig med at forstå, hvis indsigelsen er relateret til manglende information.
• At finde et kompromis ved at løse problemet. I processen med skiftevis at fremføre argumenter og forslag, søges der efter en løsning, der passer til alle parter i forhandlingerne.
• Beslutningstagning. Denne fase betyder enighed mellem alle parter med en enkelt holdning, der kommer til en fællesnævner.

• Fastsættelse af resultater. Alle forretningsmøder afsluttes med underskrivelse af en skriftlig bekræftelse af en fælles beslutning.Aftalen er et udtryk for, at mødet har et endeligt resultat, der er acceptabelt for alle.
• Afslut kontakten. Efter at have diskuteret vigtige spørgsmål, skal du være i stand til korrekt at skille dig af med samtalepartnerne, måske efterlade et visitkort eller bede om kontaktoplysninger fra partnere.
• Analyse de opnåede resultater. Denne fase er endelig. Den er designet til at vise, hvordan den trufne beslutning var korrekt og rentabel for deltagerne i samtalen.

Nøglen til en succesfuld virksomhed er en ordentligt struktureret forretningskommunikation med dine kunder og partnere. For at opnå dette skal nogle nuancer tages i betragtning.

• Du skal altid holde situationen under kontrol. Visning af følelser og følelser er upassende i et forretningsmiljø. Følelser af frygt og usikkerhed kan forstyrre beslutningstagning, og følelser af medlidenhed forårsaget af manipulation af samtalepartneren kan føre til underskrivelse af en urentabel kontrakt. Manifestationen af ​​inkontinens og aggression under dialogiske former for kommunikation, såsom diskussion, er uacceptabel. Med en ubalanceret og altid tvivlende partner, er der næppe nogen, der ønsker at beskæftige sig med.
• Evne til at forudse kundens ønsker - en anden vigtig komponent i succesfuld virksomhedsledelse, fordi i enhver virksomhed er alle virksomhedens aktiviteter rettet mod at imødekomme kundens behov. Opmærksomhed og høflighed, service i topklasse vil få kunden til at vende tilbage igen.
• Planlægning og evnen til at skelne det vigtigste fra det sekundære. I enhver forhandling er det vigtigt at tale kort og tydeligt uden at gå dybt ind i detaljerne i den anden plan. Forretningsfolk har normalt begrænset tid, så du bør ikke forberede lange monologer til vigtige møder.
• Forretningsforhold bør ikke forstyrre personlige. Selvom en person ikke kan lide, betyder det ikke, at han ikke kan være nyttig i forretningsmæssig forstand. Manifestationen af ​​en velvillig og støttende holdning, oprigtig interesse for samtalepartnerens argumenter vil give mulighed for et produktivt møde.
• Ærlighed og gennemsigtighed af hensigter. Under forhandlinger skal du opføre dig oprigtigt og bekræfte dine ord med fakta og statistik. Når alt kommer til alt, kan enhver uærlig handling af hensyn til en profitabel handel permanent underminere partnerens tillid og skade omdømmet.
• Kendskab til det grundlæggende i forretningsetikette.

Videoen nedenfor forklarer de 5 grundlæggende regler for virksomhedskommunikation.